Règlement du Barreau de Québec

Dispositions générales

10 – Lieu des assemblées

Toute assemblée des membres de la section a lieu à l’endroit déterminé par le Conseil.

11 – Avis de convocation

Toute assemblée est convoquée par le secrétaire. Un avis écrit est transmis aux membres de la section, par courrier ou par tout autre moyen, aux coordonnées apparaissant au Tableau de l’Ordre.

Cet avis indique la date, l’heure, l’endroit de l’assemblée et est accompagné de l’ordre du jour.

12 – Délai de convocation

Le délai de convocation des membres à toute assemblée est d’au moins vingt jours.

Dans le cas d’une assemblée extraordinaire, le délai de convocation est de huit jours.

Dans un cas jugé urgent par le Conseil, ces délais peuvent être réduits à quarante-huit heures.

13 – Présidence

Le bâtonnier préside toute assemblée de la section. En cas d’empêchement de ce dernier, le premier conseiller assume cette fonction. En l’absence du premier conseiller, l’assemblée nomme son président.

14 – Secrétaire

Le secrétaire de la section agit comme secrétaire de l’assemblée. En son absence, l’assemblée désigne un secrétaire.

15 – Procédure

Un membre ne peut prendre la parole qu’une fois sur une question dont est saisie l’assemblée, sauf si le président lui permet de déroger à cette règle.

Le membre qui propose et celui qui appuie une résolution peuvent répliquer.

16 – Quorum

Vingt membres de la section forment le quorum de toute assemblée.

17 – Vote aux Assemblées

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas d’égalité, la personne qui préside a un vote prépondérant. Le vote est à main levée sauf si l’assemblée décide de procéder par vote secret.

18 – Procès-verbal

Le procès-verbal de l’assemblée est dressé par le directeur général ou toute autre personne désignée à cette fin par le Conseil.

Après approbation lors d’une séance subséquente et attestation par la signature du président et du secrétaire de la section, il est consigné au registre des procès-verbaux.

Assemblée générale annuelle

19 – Date

L’assemblée générale annuelle a lieu entre le 20 avril et le 10 mai, au jour et à l’heure fixés par le Conseil.

20 – Avis d’élection

L’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle est accompagné d’un avis d’élection.

L’avis d’élection mentionne notamment les postes au sein du Conseil qui seront en élection, les conditions d’éligibilité et de mise en candidature, les dates du vote et le lieu, le cas échéant.

21 – Proposition d’une question par un membre

Un membre de la section désirant soumettre un sujet à l’assemblée générale annuelle doit en donner avis écrit au secrétaire, par courrier ou par tout autre moyen, au moins dix jours avant la tenue de l’assemblée.

22 – Ordre du jour

Le Conseil détermine l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle, lequel doit comprendre notamment les sujets suivants:

1. l’adoption de l’ordre du jour;
2. l’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle et des assemblées extraordinaires, le cas échéant;
3. le rapport du bâtonnier;
4. le rapport du trésorier;
5. l’adoption des états financiers;
6. la nomination de l’auditeur indépendant;
7. l’étude et la mise aux voix des sujets soumis par le Conseil ou par un membre et les affaires diverses;
8. la communication du résultat de l’élection, le cas échéant, et la proclamation des dirigeants et des conseillers élus.

Assemblées extraordinaires

23 – Convocation

Une assemblée extraordinaire peut se tenir à la demande du Conseil, du bâtonnier ou du premier conseiller, ou encore à la suite d’une requête écrite présentée par dix membres de la section indiquant l’objet de l’assemblée.

L’avis de convocation et, le cas échéant, la requête doivent indiquer l’objet de l’assemblée.

Élection des membres

24 – Composition du Conseil

La section est administrée par un Conseil composé de douze membres de la section dont quatre dirigeants et huit conseillers élus par leurs pairs.

Les dirigeants sont :

1. le bâtonnier;

2. le premier conseiller;

3. le secrétaire;

4. le trésorier.

Les conseillers sont :

5.  […]

6. deux conseillers élus parmi les membres du Conseil du Jeune Barreau de Québec;

7. le conseiller élu parmi les avocats de l’administration publique et parapublique;

8. le conseiller élu parmi les avocats de la pratique privée;

9. le conseiller élu parmi les membres du corps professoral de la Faculté de droit de l’Université Laval;

10. le conseiller élu parmi les avocats œuvrant en entreprise;

11. deux autres conseillers élus parmi les membres de la section.

25 – Moment du scrutin

S’il y a plus d’un candidat à un poste vacant, le Conseil ordonne la tenue d’une élection au scrutin secret, selon les modalités qu’il détermine.

Le Conseil peut confier la gestion de l’élection à une entreprise qui offre le service de vote électronique. En période électorale, il désigne le président d’élection pour interagir avec l’entreprise mandatée pour gérer le vote électronique.

L’élection se tient entre le 20 avril et le 10 mai.

26 – Présidence de l’élection

Le Conseil désigne, par résolution, un président d’élection.

Son mandat débute le jour où il appose sa signature sur l’avis d’élection à être transmis aux membres et prend fin lors de la levée de l’assemblée générale annuelle.

27 – Fonctions et pouvoirs du président d’élection

Le président d’élection a la responsabilité d’organiser l’élection, conformément aux dispositions du présent règlement.

Seuls le président d’élection a le pouvoir d’intervenir sur le déroulement des élections et sur le dépouillement du scrutin.

Tout litige sur le déroulement des élections et sur le dépouillement du scrutin est tranché par le président. Sa décision est sans appel.

28 – Mise en candidature

La mise en candidature à un poste de dirigeant ou de conseiller se fait au moyen d’un bulletin de mise en candidature signé par au moins dix et au plus vingt membres de la section.

Le bulletin doit faire mention du poste brigué et le candidat doit y avoir notifié, par écrit, qu’il accepte sa mise en candidature.

Le bulletin doit être déposé au secrétariat de la section avant 16 h 30, le 1er avril précédant l’assemblée générale annuelle, ou le premier jour juridique suivant, si ce jour est non juridique.

29 – Vérification

Le président d’élection vérifie la conformité des mises en candidature, selon les dispositions du présent règlement.

30 – Avis de scrutin

S’il y a plus d’une candidature à l’un ou plusieurs postes, le président d’élection transmet un avis de scrutin aux membres en exercice de la section, par courrier ou par tout autre moyen, aux coordonnées apparaissant au Tableau de l’Ordre.

L’avis de scrutin inclut la liste des candidats en élections ainsi que la procédure du vote.

31 – Surveillance du scrutin

Abrogé.

32 – Boîte de scrutin

Abrogé.

33 – Bureaux de scrutin

Abrogé.

34 – Éligibilité des votants

Seuls peuvent voter les avocats en exercice de la section qui ont versé leurs cotisations pour l’année courante, conformément au paragraphe 2 de l’article 68 de la Loi sur le Barreau.

35 – Bulletin de vote

Le président d’élection autorise la forme et le contenu du bulletin de vote.

Les noms des candidats apparaissent par ordre alphabétique.

36 – Modalité du vote

Chaque membre doit voter pour au moins un candidat sans toutefois dépasser le nombre de candidats à élire. Tout bulletin comportant plus de votes que le nombre de candidats é élire est nul.

37 – Égalités des voix

En cas d’égalité des voix, le président d’élection désigne le candidat élu, par tirage au sort.

38 – Résultat du scrutin

Le résultat du scrutin est consigné dans un écrit, attesté par le président d’élection; ce dernier communique le résultat au cours de l’assemblée générale annuelle.

Le résultat du scrutin indique le nombre de voix obtenues par chacun des candidats.

Dirigeants et conseillers

39 – Mandat

Les membres du Conseil sont élus pour un mandat d’une durée d’un an et entrent en fonction dès leur élection.

Ils demeurent en fonction jusqu’à leur remplacement, leur démission ou leur perte de statut, selon le cas.

40 – Éligibilité

Pour être membre du Conseil, une personne doit être membre en exercice de la section et avoir dûment complété et déposé son bulletin de mise en candidature conformément au présent règlement.

Pour occuper le poste de bâtonnier, une personne doit, en outre, avoir été membre du Conseil au cours des cinq années précédant la date de l’élection.

Un conseiller en loi visé à l’article 55 de la Loi sur le Barreau n’est pas éligible. Un conseiller en loi visé à l’article 56 de la Loi sur le Barreau n’est éligible qu’au poste de conseiller élu parmi les membres du corps professoral de la Faculté de Droit de l’Université Laval.

41 – Perte de statut de plein droit

Un membre du Conseil qui devient inhabile suite à l’application de l’une des dispositions prévues aux sous-paragraphes b), c), d) du paragraphe 1 de l’article 122 de la Loi sur le Barreau perd automatiquement son statut de membre du Conseil.

42 – Perte de statut sur résolution du Conseil

Tout membre qui s’absente de trois séances, sans motif, au cours de la même année d’exercice, peut, sur résolution du Conseil, perdre son statut de membre du Conseil, après avoir eu l’opportunité d’être entendu et de faire ses représentations.

Tous les membres du Conseil doivent respecter les politiques adoptées par le Conseil. Un membre qui contrevient à l’une de ces politiques peut, sur résolution du Conseil, perdre son statut de membre du Conseil, après avoir eu l’opportunité d’être entendu et de faire ses représentations.

43 – Démission

Un membre peut démissionner en transmettant un avis écrit au bâtonnier et au secrétaire.

44 – Vacance

En cas de vacance à un poste, le Conseil peut le combler pour la durée non écoulée du mandat en choisissant un remplaçant parmi les membres en exercice de la section se qualifiant pour le poste vacant ou en ordonnant la tenue d’un scrutin.

45 – Rôle et pouvoirs du bâtonnier

Dans l’exercice de ses fonctions, le bâtonnier a les pouvoirs et les devoirs qui lui sont assignés par la Loi sur le Barreau et ses règlements, le présent règlement ou ceux que lui impose le Conseil.

Le bâtonnier de la section en est le premier dirigeant. Il est le représentant et porte-parole de la section et du Conseil.

Il voit à l’application des règlements de la section et s’assure que les décisions et les mandats du Conseil sont exécutés.

Il fait partie de droit de tous les comités formés par le Conseil qu’il peut convoquer, le cas échéant.

Outre les assemblées de la section, le bâtonnier préside les séances de Conseil et celles du comité exécutif.

Il représente la section au Conseil des sections du Barreau du Québec.

46 – Premier conseiller

Le premier conseiller assiste le bâtonnier dans l’exercice de ses fonctions. Il remplace le bâtonnier lorsqu’il est empêché d’agir.

Il participe, avec le bâtonnier, au Conseil des sections du Barreau du Québec.

Le premier conseiller peut se faire confier des mandats spécifiques par le Conseil.

47 – Trésorier

Le trésorier remplit les fonctions ordinairement dévolues par l’usage à ce dirigeant et accomplit les devoirs spéciaux que lui dictent la Loi sur le Barreau et ses règlements, le présent règlement ou ceux que lui impose le Conseil.

Sans restreindre la généralité de ce qui précède, le trésorier doit :

a) Superviser le contrôle des déboursés et engagements financiers de la section conformément aux décisions ou prévisions budgétaires adoptées par le Conseil; b) Faire rapport de l’état de la situation financière de la section à chacune des séances régulières du Conseil; c) Superviser la gestion des actifs de la section et l’évolution des placements.

48 -Secrétaire

Le secrétaire remplit les fonctions ordinairement dévolues par l’usage à ce dirigeant et accomplit les devoirs spéciaux que lui dictent la Loi sur le Barreau et ses règlements, le présent règlement ou ceux que lui impose le Conseil.

49 – Conseillers

En plus d’assumer la responsabilité d’administrer les affaires de la section, les conseillers participent aux activités de celle-ci et veillent à la poursuite de ses objectifs.

Séance du Conseil

50 – Lieu des séances

Les séances ont lieu au siège de la section ou à tout autre endroit déterminé par le Conseil.

51 – Avis de convocation

Les séances sont convoquées à la demande du bâtonnier ou de trois membres du Conseil. Le secrétaire convoque les membres du Conseil au moyen d’un avis écrit transmis au moins cinq jours avant la date de la séance.

En cas d’urgence, le bâtonnier peut réduire ce délai.

52 – Convocation modifiée

La procédure de convocation d’une séance peut être modifiée exceptionnellement s’il y a consentement unanime des membres du Conseil.

53 – Présidence

Le bâtonnier préside les assemblées de la section et les séances du Conseil. En cas d’absence ou d’empêchement du bâtonnier, le premier conseiller le remplace. En cas d’absence ou d’empêchement du premier conseiller, les membres présents désignent parmi eux un président.

54 – Quorum et participation

Le quorum du Conseil est de sept membres.

Les membres peuvent, exceptionnellement, participer à une séance à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone.

55 – Ordre du jour

L’ordre du jour de la séance est approuvé par le bâtonnier.

55.1 – Procès-verbaux

Le procès-verbal d’une séance de Conseil est dressé par le directeur général ou toute autre personne désignée à cette fin par le Conseil.

Après approbation lors d’une séance subséquente et attestation par la signature du président et du secrétaire de la section, il est consigné au registre des procès-verbaux.

56 – Vote

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres qui participent à la séance.

Les membres sont tenus de voter sauf pour motif de récusation jugé suffisant par le président ou pour tout autre motif prévu à un règlement adopté suivant le sous-paragraphe c) du paragraphe 1 de l’article 38 de la Loi sur le Barreau.

En cas d’égalité, le président a un vote prépondérant.

Pouvoirs du Conseil

57 – Droits et pouvoirs

Le Conseil exerce les droits et les pouvoirs qui lui sont conférés par le Code des professions, la Loi sur le Barreau et ses règlements et le présent règlement.

Toute décision relative à la gestion des affaires de la section relève de l’autorité du Conseil.

Sans restreindre la généralité de ce qui précède, le Conseil doit, par résolution :

1. approuver l’embauche d’un directeur général et des autres membres du personnel de la section et décider de toute question relative à leurs conditions d’emploi;

2. adopter le budget des opérations de la section;

3. faire les recommandations qu’il juge nécessaires à l’assemblée générale annuelle des membres.

Dispositions générales

81 – Médailles

Le Conseil peut, à titre honorifique, attribuer les médailles suivantes :

1. La Médaille du Barreau de Québec ;

2. La Médaille du Conseil du Barreau de Québec.

82 – Résolution du Conseil

L’attribution d’une médaille doit faire l’objet d’une résolution du Conseil.

83 – Présentation

La médaille est présentée dans un écrin.

84 – Registre

Pour chaque catégorie de médaille, la section conserve, à son siège, un registre dans lequel est inscrit le nom du récipiendaire, le numéro de la médaille attribuée, l’événement à l’occasion duquel la médaille est remise, ainsi que la résolution d’attribution.

85 – Attribution à titre posthume

Une médaille peut être attribuée à titre posthume.

86 – Retrait de la médaille

Le Conseil peut retirer une médaille à un récipiendaire pour cause de manquement à l’honneur et à la dignité de la profession.

Toute personne faisant l’objet d’un tel retrait doit remettre sa médaille sans délai et l’inscription au registre concerné est rayée avec mention de la date.

Médaille du Barreau de Québec

87 – Motifs d’attribution

Le Conseil, par résolution et sur recommandation du bâtonnier de Québec, attribue annuellement la Médaille du Barreau de Québec à un membre de la communauté juridique, pour l’un ou l’autre des motifs suivants:

1. l’accomplissement d’un haut fait professionnel;

2. sa réputation professionnelle;

3. sa contribution à l’avancement de la justice, au développement du droit, à l’amélioration de la science juridique ou des services judiciaires;

4. son implication dans la défense des intérêts de la justice;

5. la reconnaissance de son engagement social;

6. son implication dans les affaires de la section;

88 – Présentation de la médaille du Barreau de Québec

La Médaille du Barreau de Québec est en argent.

L’avers de la Médaille du Barreau de Québec est illustré des palais de justice de Québec, le nouveau superposant l’ancien.

Le revers de la Médaille est gravé de son numéro d’identification et est frappé de l’inscription « Barreau de Québec ». Il comporte un espace suffisant pour y graver le nom du récipiendaire, précédé de la mention « Hommage à » et la date d’attribution.

Médaille du Conseil du Barreau de Québec

89 – Motifs d’attribution

Le Conseil, par résolution, attribue la Médaille du Conseil du Barreau de Québec à un membre de la communauté juridique, pour l’un ou l’autre des motifs suivants:

1. pour honorer une personne qui s’est signalée par sa contribution aux intérêts de la justice ou pour sa contribution à la section;

2. pour honorer un membre de la communauté juridique de la section qui a atteint 50, 60 ou 70 ans d’inscription au Tableau de l’Ordre;

3. pour honorer un membre d’une communauté juridique étrangère;

4. pour tout autre motif jugé pertinent par le Conseil.

90 – Présentation de la médaille du Conseil

La médaille du Conseil du Barreau de Québec est en bronze.

L’avers de la Médaille du Conseil du Barreau de Québec est illustré des palais de justice de Québec, le nouveau superposant l’ancien.

Le revers de la Médaille est gravé de son numéro d’identification et est frappé de l’inscription « Conseil du Barreau de Québec ». Il comporte un espace suffisant pour y graver le nom du récipiendaire, précédé de la mention « Hommage à », la date d’attribution et le numéro de la médaille.