La Fédération québécoise des municipalités est à la recherche d’un secrétaire au service du greffe pour la municipalité d’Upton.
Située dans la région administrative de la Montérégie, comptant près de 2 106 habitants, cette municipalité saura vous charmer par ses innombrables paysages champêtres et son cachet exceptionnel. Que vous soyez adepte de camping, théâtre ou que vous aimiez découvrir de nouvelles institutions culturelles, la Municipalité d’Upton saura abreuver votre soif de découverte en vous proposant de nombreuses activités touristiques et culturelles. La Municipalité d’Upton cherche à pourvoir un poste temporaire d’une durée approximative de 9 mois.

Description du poste :

Sous la supervision de la directrice générale, le titulaire du poste aura comme principale responsabilité de voir à la préparation et au bon fonctionnement des séances du conseil, tout en assurant un suivi auprès des autorités concernées et des citoyens. Son rôle principal est d’effectuer le secrétariat du greffe, des séances du conseil municipal et assurer la tenue des dossiers et livres.
Responsabilités :
→   Rédiger et tenir à jour les différentes procédures et directives;
→   S’assurer d’obtenir, auprès des directions concernées, les documents, informations ou autres éléments manquants à l’intérieur des échéanciers applicables;
→   Effectuer la mise en forme, réviser et corriger les documents provenant de divers services à être présentés aux élus, la correspondance de la direction générale et du maire avec les organismes, organisations municipales, ministères, etc.;
→   Corriger les documents pertinents des assemblées publiques et autres réunions et s’assurer de leur disponibilité pour les élus, effectuer les suivis des résolutions du conseil et les transmettre aux parties prenantes;
→   Effectuer différentes recherches de documents internes et externes et élaborer des rapports;
→   Répondre aux demandes de documents en lien avec la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics;
→   Effectuer la distribution des résolutions selon le sujet et s’assurer de la distribution aux directions, organisations municipales, aux ministères et organismes après avoir obtenu l’approbation de sa supérieure;
→   Participer à la préparation des règlements et assurer le suivi selon les procédures légales applicables pour leur entrée en vigueur et effectuer toutes les tâches reliées à leur diffusion;
→   Effectuer les codifications administratives des règlements et assurer leur diffusion aux citoyens et aux différents intéressés;
→   Tenir à jour des données, tableaux, échéanciers, règlements, procès-verbaux, registres etc.;
→   Préparer des bons de commande pour la direction générale pour les projets d’acquisition en cours;
→   Tenir à jour l’agenda, fixer les rendez-vous, faire les réservations des locaux et des équipements nécessaires aux rencontres, assemblées, consultations et diverses réunions pour le maire et la direction générale;
→   Effectuer des recherches au système d’archivage;
→   Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de sa supérieure.
Exigences et qualités requises* : SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE REQUISES
→   Détenir une technique juridique, une technique en bureautique ou dans tout autre domaine jugé pertinent;
→   Détenir un minimum de 3 à 5 années d’expérience dans un service de greffe, ou une combinaison d’expérience et de formation jugée pertinente;
→   Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
→   Excellente maîtrise des principaux outils et logiciels informatiques suivants : Suite Office, Outlook et Adobe Acrobat.

Exigences et qualités requises :

→   Autonomie et précision dans la production de documents;
→   Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs priorités simultanément, avec de courts échéanciers;
→   Capacité à travailler dans un environnement continuellement en changement;
→   Bonne gestion du stress;
→   Souci du détail et très bonne rapidité d’exécution;
→   Bon jugement et excellente organisation du travail.

Conditions de travail :

La Municipalité d’Upton offre un milieu de travail stimulant et des conditions de travail avantageuses :
→   Salaire concurrentiel pouvant aller de 32 000 $ à 42 000$;
→   Horaire de 34 heures/semaine;
→   Horaire flexible;
→   Poste temporaire d’une durée approximative de 9 mois.

Pour postuler :

Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondant à vos talents et champs d’intérêt. Veuillez nous transmettre au plus tard le 09 février 2018 à 16h30, votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse suivante :
Courriel : dotation@fqm.ca
Bien que toutes les candidatures seront analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous avez manifesté pour le poste.
Date d’entrée en fonction : février 2018
Date limite de réponse : 9 février 2018

Contact :

Catherine Paré
Fédération québécoise des municipalités
dotation@fqm.ca

*L’emploi du masculin a été utilisé dans le but d’alléger le texte.

        
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